článek vyšel ve zkrácené úpravě v Těsnopisných Rozhledech před pár lety. Přestože už dnes existují Microsoft Office 2013, snad ještě někomu k něčemu bude.

Textové editory, procesory a formáty textových souborů

Mnozí kolegové a mnohé kolegyně, stejně jako odhadem 75 % studentů, si bez Wordu nedokáží představit přepis textu do počítače. Bohužel „každá sranda něco stojí“ a pořídit si legálně aspoň Word znamená najít příslušný obchod a zakoupit licenci Microsoft Office 2007. Ta nejlevnější licence (pro studenty a domácí využití) obsahující kromě textového procesoru Word tabulkový kalkulátor Excel a prezentační program PowerPoint stojí 1300 Kč, ovšem pro profesionální využití stojí nejméně 9 500 Kč, přičemž samotný Word 2007 stojí 6 900 Kč.

Nelegální pořízení, které má většina pro domácí použití, doporučovat nemohu a ani nechci, proto se chci zmínit o alternativách a porovnat je, co umí nebo neumí oproti „klasickému Wordu“. Třeba někoho přesvědčím.

Na začátku každé práce by měla být představa očekávaného výstupu. Na začátku zpracování textu na počítači by měla být volba mezi textovými editory a procesory, mezi prostým zápisem textu a mezi jeho pokročilejší úpravou.

Textový editor

Textový editor je program umožňující tvořit a/nebo upravovat prostý text bez formátování.

Jeho největší předností je obsazené místo na datovém nosiči, resp. jeho omezenost – každý znak zabírá pouze 1 byte s jedinou výjimkou – na konec řádky historicky Windows (ostatní operační systémy používají jeden byte) používá značky dvě – konec řádky (LF) a návrat vozíku (CR).

Poznámkový blok

Operační systém Windows nabízí textový editor Notepad, v české verzi nazvaný Poznámkový blok. Umožňuje přes nabídku Formát – Písmo zvolit typ písma a jeho velikost, jde ale jen o zobrazení na obrazovce. Můžete v něm přepínat mezi zobrazením odstavců zalomených na šířku otevřeného okna nebo nezalomených a zobrazených jako řádku (Formát – Zalamování řádků). Má dostupnou funkci Najít a Nahradit (Úpravy) i s příslušnými klávesovými zkratkami (Ctrl + F, resp. Ctrl + H). Nefunguje klávesová zkratka pro pohyb po odstavcích Ctrl a šipky dolů/nahoru.

EditPad

Jiným vhodným textovým editorem je EditPad Classic (stažitelný přes stránky http://www.editapadclassic.com), v němž je možné mít otevřeno více souborů a přecházet mezi nimi klávesou F6 či Shift+F6 v obráceném pořadí. Umožňuje pro zobrazení přednastavit barvu pozadí (Options – Preferences – Color), font písma (Options – Preferences – Font), k dispozici je rozsáhlá a bohatá nabídka Najít a nahradit text (Edit – Find and Replace nebo obvyklé Ctrl + F). Mezi zobrazením odstavců zalomených nebo zobrazených jako řádek se přepíná buď přes Options – Break lines nebo klávesovou zkratkou Ctrl + B. Pohyb po odstavcích klávesovými zkratkami funguje. Označené bloky umí převést na velká/malá písmena nebo text s velkými písmeny na začátku slov (Convert – To Uppercase, To Lowercase, To Tittle), nahradit tabulátory mezerami nebo mezery tabulátorem (Convert – Tabs -> Spaces, resp. Spaces -> Tabs).

EditPad je tzv. postcardware, což znamená pro nekomerční použití zdarma a za jeho používání byste měli poslat pohlednici autorovi, kterým je Jan Goyvaerts.

PSPad

Nejpoužívanějším textovým editorem mimo Poznámkového bloku je asi PSPad (dostupný jako freeware ze stránek http://www.pspad.com), který se hodí programátorům – umí zvýraznit klíčová slova, kontrolovat syntaxi některých programovacích jazyků.

Textový procesor

Textový procesor je program, který umí zpracovávat text podle požadavků uživatele, dokáže formátovat styly, odstavce, umožňuje vkládat objekty (tabulky, obrázky, grafy, vývojové diagramy, zvuky, apod.). Většina uživatelů od něj vyžaduje vlastnost WYSIWYG (anglický akronym What You See Is What You Get znamená „co na obrazovce, to v tisku“). Pravděpodobně prvními textovými procesory typu WYSIWYG byli Microsoft Word v roce 1983 a MacWrite na počítači Apple Macintosh v roce 1984.

Kromě již zmíněného programu Word, součásti balíku Microsoft Office, existuje „konkurenční balík“ OpenOffice.org (www.openoffice.cz, nejrozšířenější kancelářský balík s instalacemi pro většinu operačních systémů) s textovým procesorem Writer nebo textový procesor AbiWord (http://www.abisource.com, s licencí GNU Free Software, existují jeho verze pro Windows, Linux). Pouze pro operační systém Linux existují kancelářské balíky KOffice a GNOME Office. Především OpenOffice.org a AbiWord doporučuji vyzkoušet. OpenOffice.org představuje plnohodnotnou alternativu Microsoft Office zdarma, AbiWord je rychlý textový procesor umožňující práci se styly.

Formáty textových souborů

Abychom si mohli textové soubory vyměňovat a předávat elektronickou poštou či na nosiči dat, musíme najít nějakou společnou řeč – formát textových souborů. Pro studenty/ky i pro učitele/ky by nemělo být problémem (ale je) zorientovat se v nejpoužívanějších formátech, umět převádět mezi nimi a vědět, který formát se hodí pro kterou příležitost.

TXT

Nejjednodušším formátem je txt, v němž je text neformátovaný. Je výchozím formátem pro textové editory, umí jej ale i všechny textové procesory.

RTF

Druhým užitečným formátem je RTF, zkratka znamenající Rich Text Format, který vznikl z dílny Microsoft v roce 1987 a umožňuje přenos souborů mezi různými textovými procesory fungujícími v různých operačních systémech. Je čitelný i v náhledu, obsahuje formátovací pokyny v čitelné podobě. Přestože není standardem, umí jej číst i vytvořit snad všechny textové procesory.

ODF

Dlouhou dobu nebyl žádný formát mezinárodně uznaným standardem pro přenos dat. Až tvůrci OpenOffice.org ve snaze takový standard prosadit navrhli formát ODF (Open Document File), který byl v květnu 2006 uznán mezinárodním standardem pod značkou ISO/IEC 26300. Zahrnuje v sobě formát textových souborů (ODT – Open Document Text), tabulkových souborů (ODS – Open Document Spreadsheet), prezentací (ODP – Open Document Presentation) a další, včetně šablon. Platí, že většina současných kancelářských balíků s ním umí pracovat.

OpenXML

Microsoft se cítil zaskočen, protože dlouhou dobu jeho formát DOC byl nepsaným standardem. Zároveň ale Microsoft nikomu nebyl ochoten poskytnout technické údaje a některá nastavení jiné textové procesory nezvládaly. Namísto převzetí formátu ODF navrhl svůj formát OpenXML a pod hrozbou jeho nepřijetí poskytl i všechny technické údaje ke starším formátům DOC. Od dubna 2008 je tedy i formát OpenXML (výchozí formát Office 2007 s příponami DOCX, XLSX, PPTX, atd.) mezinárodním standardem ISO/IEC 29500.

PDF

A do třetice formát PDF společnosti Adobe se několik let používal pro prohlížení dokumentů (např. návodů, učebnic, reklamních letáků, apod.), které není třeba upravovat a které vypadají ve všech počítačích, na všech operačních systémech stejně. 1. července 2008 byl tento formát přijat za standard ISO 32000-1:2008.

Převody mezi formáty OpenXML a ODF

Dva standardizované formáty souborů kancelářských balíků znamenají, že oba hlavní aktéři – Microsoft Office a OpenOffice.org se začaly uznávat a je možné soubory jednoho otevírat i ve druhém balíku (od verzí Office 2007, Second Edition a OpenOffice.org 3.0). Bohužel druhý krok – možnost ukládat v obou formátech nezávisle na druhu – zatím nebyl dokončen a oba „kohouti“ preferují svůj výchozí formát. Obojí – otevírat i ukládat ve formátu OpenXML i ODF umožňuje třetí textový procesor AbiWord.

Chcete-li pracovat s novým formátem OpenXML ve starší verzi Office 2003, musíte doinstalovat FileFormatConverters.exe, dostupný ze stránek office.microsoft.com. Pro otevření nebo ukládání souboru ve formátu ODF lze stáhnout a nainstalovat rozšíření odp-1.2-bin-windows-en-US.exe ze stránek http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/. Toto rozšíření funguje i pro Office 2007.

Vytváření souborů ve formátu PDF

Jak již bylo řečeno, formát PDF zaručuje, že na všech počítačích, ve všech operačních systémech bude dokument zobrazen stejně. Soubory ve formátu PDF vytvářejí produkty Adobe, které se používají k profesionálním úpravám textu. Tomu odpovídá i cena. Existuje alternativa, umožňující vytváření souborů v tomto formátu, i když je nemůžeme upravovat.

První možností je využít internet, například stránky http://www.inpdf.cz, které umožní nahrát soubor v určitém formátu (namátkou RTF, DOC, ale i JPG) a ten je převeden do formátu PDF. Druhou možností je využít OpenOffice.org, který umožňuje export do PDF. A poslední možností je doinstalovat program, který umožní přes tisk vytvoření PDF souboru. Namísto ukládání souboru zadáte tisk a namísto tiskárny vyberete příslušný „překlad“ do PDF. Tyto programy (freeware) najdete na stránkách http://www.CutePDF.com (program CutePDF Writer) nebo http://www.pdfforge.org (program PDFCreator).